สรุปขั้นตอนเล่าเรื่องด้วยข้อมูลยากๆอย่างไรให้ง่าย data-communication-concepts

แวะมาทักทายกันได้

สรุปขั้นตอนเล่าเรื่องด้วยข้อมูลยากๆอย่างไรให้ง่าย ตอนที่ 1 

1️⃣ ใครหลายๆคน คงจะเข้าใจกันดีอยู่แล้วในเรื่องของหลักการสื่อสาร คือ แนวทางที่จะช่วยให้การพูดคุยระหว่าง ผู้ส่งสาร และ ผู้รับสาร โดยได้ สารหรือข้อความ อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายที่ต้องการจะสื่อออกไป

2️⃣ การสื่อสาร หรือ การเล่าเรื่อง ไม่ได้จำกัดอยู่แค่เพียงบางอาชีพ เป็นทักษาที่ทุกคนต้องมี ไม่ว่าจะเป็น นักธุรกิจ นักขาย นักเจรจาต่อรอง ครู อาจารย์ นักเรียน นักศึกษา PM PO ผู้บริหารทั้งหลาย ผู้ใช้ข้อมูลทั้งหลาย หรือ นักเทคนิคต่างๆ เช่น programmer ทุกคนล้วนมีความรู้และมีข้อมูลของตัวเอง แต่วิธีจะสื่อสารให้อีกฝ่ายเข้าใจนั้น จะทำอย่างไร

3️⃣ การเล่าเรื่อง เป็นเครื่องมือ หรือ ขั้นตอนที่จะมาช่วยวางกำหนดกรอบ การพูดคุย การทำให้อีกฝ่ายเข้าใจ ซึ่ง เป็นศิลปะแขนงหนึ่งที่จำเป็นต้องเข้าใจผู้คน

4️⃣ สำหรับโพสต์นี้ จะเขียนในเรื่อง สิ่งที่จำเป็นต้องรู้ ขั้นตอน และ อะไรที่ควรทำ ควรหลีกเลี่ยงในการนำข้อมูลต่างๆไปเล่าเรื่อง

• ————————— *

• 1️⃣0️⃣0️⃣ หากใครไม่อยากพลาดโพสต์เรื่องเกี่ยวกับ *

• data analyst, data science, data engineer และ *

• programming ในโพสต์ถัดๆไป ฝากแชร์ *

• กดติดตาม profile กันไว้ด้วยนะครับ *

• *———————— **

5️⃣ ผู้ที่ทำงานกับข้อมูล ไม่ว่าจะเป็น data analyst, data engineer, data science, software engineer บุคคลเหล่านี้ ล้วนมีความเชี่ยวชาญทางเทคนิค ที่มีลักษณะเฉพาะทาง มีคำศัพท์มากมายที่เกี่ยวกับงานที่ทำ ซึ่งแน่นอนว่า คนทั่วไป ถ้าไม่ได้มีประสบการณ์ หรือ เคยได้ยินมาก่อน ไม่เข้าใจอย่างแน่นอน

6️⃣ สิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่งที่จะทำให้คนทั่วไปเข้าใจ คือ การแปลผลลัพท์ทางเทคนิคให้คนที่เกี่ยวข้องเข้าใจ เพื่อให้มีผลต่อกระบวนการ การตัดสินใจ

7️⃣ การเล่าเรื่อง ไม่ใช่ การบิดเบือนเรื่องราว หรือ การทำให้ผู้รับสารเข้าใจผิดพลาด เพราะอาจจะเกิดผลกระทบร้ายแรงได้ ยกตัวอย่าง ในปี 1986 ถังเชื้อเพลิงของกระสวย Challenger เกิดระเบิดและกระสวยตก ทำให้เสียชีวิตของนักบินอวกาศทั้งเจ็ดคนบนกระสวยอวกาศ สาเหตุเกิดจาก การรั่วไหลของซีล 2 ตัวในข้อต่อเกิดแตก ซึ่ง พนักงานของ NASA ได้มีการสื่อสารอออกไปแล้วว่า การปล่อยจรวดอาจไม่ปลอดภัย แต่ไม่มีใครทราบ แสดงว่าการสื่อสารเกิดข้อผิดพลาด

8️⃣ กลยุทธ์การสื่อสารต่างๆ ต้องนำมารวมการเพื่อสร้างเรื่องราวที่มีประสิทธิภาพ

9️⃣ ความท้าทายหนึ่ง คือ การโน้มน้าวให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เห็นบางสิ่งบางอย่าง โดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านั้น ไม่ใช่นักเทคนิค หรือ ไม่มีความรู้อะไรเกี่ยวกับคณิตศาสตร์และสถิติ

1️⃣0️⃣ ที่กล่าวมาทั้งหมด น่าจะพอเห็นภาพว่า การเล่าเรื่อง เป็นสิ่งที่สำคัญ มันเป็นเทคนิคที่ทรงพลัง ใช้ในการแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกโดยสร้างเรื่องราวที่น่าสนใจ เพิ่มประสิทธิภาพในข้อมูลให้เป็นที่น่าจดจำ และ ช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการตัดสินใจ

1️⃣1️⃣ ในการสร้างเรื่องราวให้มีประสิทธิภาพ

• กำหนดเรื่องเล่าภายใน 3 นาที : แนวคิดนี้จะบังคับให้เน้นไปที่ประเด็นสำคัญที่สุดเพื่อไม่ให้หลงประเด็น
• นำเสนอเฉพาะแนวคิดหลัก : เล่าเฉพาะสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องการจะสื่อออกไปให้กับผู้รับสาร

1️⃣2️⃣ องค์ประกอบของการเล่าเรื่อง ประกอบไปด้วย 3 อย่าง ได้แก่

• ข้อมูล : ข้อมูลเป็นพื้นฐานของเรื่องเล่าของคุณ ควรที่จะถูกต้อง เชื่อถือได้ และ เกี่ยวข้องกับผู้ฟัง
• เรื่องราว : เรื่องราว คือ การนำข้อมูลมาร้อยเรียงกัน ควรที่จะชัดเจน สั้น กระชับและน่าสนใจ
• ภาพ : ภาพเป็นส่วนที่จะช่วยให้เรื่องราว เห็นชัดเจน ไม่ต้องให้ผู้ฟังจินตนาการเอง ควรจะ เรียบง่าย ชัดเจน

1️⃣4️⃣ การแปลผลทางเทคนิค ที่กล่าวไปในตอนต้น มีหลายขั้นตอนที่สำคัญเพื่อเป้าหมายที่จะทำให้ผู้รับสารเข้าใจข้อมูล ยกตัวอย่างสมมติว่ากำลังจะเล่าเทคนิคกระบวนการที่จะเพิ่มมูลค่าโปรดักท์ให้แก่ผู้บริหาร ให้ทำการศึกษาก่อนเพื่อประสิทธิภาพ ได้แก่

• หาข้อมูลความสนใจของผู้ฟัง ต้องรู้พื้นเพเดิมของผู้ฟังว่าเขาเป็นใคร มีความรู้พื้นฐานเป็นอย่างไร เพื่อกำหนดความหมายที่อีกผู้ฟังเข้าใจโดยการยกตัวอย่าง และ ปรับเนื้อหาของเรื่องเล่าของเราให้เข้ากับผู้ฟัง
• หาข้อมูลว่าผู้ฟังมีความรู้เรื่องทางเทคนิคแค่ไหน เราควรจะแบ่งกลุ่มคนเป็น 2 กลุ่ม เพื่อให้ง่ายต่อวิธีการเล่าเรื่อง และ การยกตัวอย่างภาพ
• แทนที่จะเล่าขั้นตอนทางเทคนิค ให้เล่าเฉพาะขั้นตอนต่างๆที่สำคัญ เมื่อผู้ฟังทำแล้วเกิด ผลกระทบไปในทางที่ดี
• พยายามใช้คำศัพท์เทคนิคให้น้อยที่สุด
• ตั้งคำถาม หลังจากที่ได้เล่าเรื่องหรืออธิบายออกไป ด้วยเทคนิคของแต่ละคน

1️⃣5️⃣ หากยังนึกภาพไม่ออกให้ลองใช้ framework ที่ชื่อว่าเทคนิค ADEPT ซึ่งเป็นกรอบการเล่าเรื่องทางเทคนิคที่สามารถช่วยสร้างเรื่องราวได้

• Analogous (เปรียบเทียบ): ใช้การเปรียบเทียบเพื่อเชื่อมโยงแนวคิดทางเทคนิคกับสิ่งที่ผู้ฟังของคุณคุ้นเคยอยู่แล้ว
• Diagrammatic (แผนผัง): ใช้แผนผังและภาพอื่นๆ เพื่อช่วยให้ผู้ฟังของคุณเข้าใจแนวคิดที่ซับซ้อน
• Exemplary (ตัวอย่าง): ใช้ตัวอย่างเพื่ออธิบายประเด็นของคุณและทำให้เป็นรูปธรรมมากขึ้น
• Plain-language (ภาษาเรียบง่าย): หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะและศัพท์ทางเทคนิค หากคุณต้องใช้ศัพท์เฉพาะ จงอธิบายอย่างชัดเจนในครั้งแรกที่คุณใช้
• Tell stories (เล่าเรื่อง): ใช้เรื่องราวเพื่อดึงดูดผู้ฟังของคุณและทำให้ข้อมูลของคุณน่าจดจำมากขึ้น

1️⃣6️⃣ อย่างที่ได้เกริ่นไปในตอนต้น ว่าองค์ประกอบในการเล่าเรื่อง มีอยู่ 3 สิ่งได้แก่

• ข้อมูล
• เรื่องเล่า
• ภาพ

ต้องออกตัวก่อนว่า ขั้นตอนการเล่าเรื่องที่ประสบความสำเร็จและ วิธีที่ใช้เล่าเรื่องมีอยู่มากมาย แต่สิ่งที่นำเสนอในบทความนี้ เป็นเพียงแค่เทคนิคหนึ่งเท่านั้น เพื่อเป็นแนวทางนำไปต่อยอดได้ ซึ่ง เราจะนำองค์ประกอบทั้ง 3 มาร้อยเรียงเพื่อให้เกิดเป็น การเล่าเรื่องที่ดี มีอยู่ 5 ขั้นตอน

1️⃣7️⃣ 5 ขั้นตอน ในการร้อยเรียงให้เป็นเรื่องเล่า

background

• การกำหนดรายละเอียดของปัญหาที่เกี่ยวข้อง เพื่อกระตุ้นให้เกิดกระบวนการคิดและความสงสัย

insignt 1

• หลังจากที่เปิดประเด็นปัญหาที่เกี่ยวข้องแล้ว ให้เล่าถึง ขั้นตอนหรือสิ่งที่จะวิเคราะห์ว่ามุ่งเน้นไปที่ใครเพื่อที่จะให้บุคคลเหล่านั้น ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร เช่น พนักงาน ลูกค้า เป็นต้น

insignt 2

• หลังจากที่กำหนดสิ่งที่ทำการวิเคราะห์แล้ว ให้แสดงถึงหลักฐานข้อมูลที่เป็นปัญหา ควรใส่เฉพาะข้อมูลหลักฐานที่เกี่ยวข้องเท่านั้นในขั้นตอนนี้ เพื่อป้องกันผู้ฟังจะรับข้อมูลมากเกินไป หมายความว่า ผู้ฟังจะเริ่มไม่เข้าใจ แต่ถ้าผู้ฟังต้องการหรือตามเรื่องเล่าของเราทัน ก็เปิดข้อมูลเชิงลึกพร้อมกับอธิบายสาเหตุเชิงลึกได้

Climax

• นำผลการวิเคราะห์ และ ระบุผลลัพท์อย่างชัดเจน ว่าสิ่งที่วิเคราะห์ออกมา จะเกิดอะไรขึ้นถ้าหากไม่ดำเนินการ หรือ แก้ไข หรือ รีบตัดสินใจ

Next Step

• แนะนำเป็นข้อเสนอแนะ แนวทางการแก้ไข และ โอกาสที่เป็นไปได้ แนวทางการดำเนินการ เพื่อส่งต่อกระบวนการตัดสินใจ

1️⃣8️⃣ การสร้างเรื่องราวที่เกี่ยวข้องและน่าสนใจมากขึ้น สามารถใช้วิธีการทางเทคนิคมาช่วยเสริมความน่าสนใจโดยวิธีต่างๆ เพื่อช่วยให้เห็นภาพในหลายๆ มุมมอง หลายๆด้าน ดังนี้

• การเปลี่ยนแปลงของข้อมูลที่เปลี่ยนไปตามกาลเวลา
• ความสัมพันธ์ของข้อมูลสองสิ่ง
• การเปรียบเทียบข้อมูล
• การจัดกลุ่มข้อมูล

1️⃣0️⃣0️⃣ โดยสรุป การเล่าเรื่อง จะต้องประกอบไปด้วยหลายสิ่ง อย่างเช่น การเข้าใจผู้ฟังว่าความรู้พื้นฐานเป็นอย่างไร เพื่อกำหนดเรื่องเล่าได้ตรงกลุ่มเป้าหมาย และ ขั้นตอนต่างๆที่จะช่วยให้การเล่าเรื่องลื่นไหลมากขึ้น เช่น การทำให้เห็นปัญหา นำเสนอการวิเคราะห์ ยกหลักฐานมากอ้างอิง แนะนำแนวทางการแก้ไข และ ข้อเสนอแนะ

เพื่อเป็นกำลังใจแก่ผู้เขียน อยากให้ช่วยกด google ads ทั้งด้านข้างและระหว่างบทสัก 2-3 click ให้ด้วยนะครับ 

 สรุปขั้นตอน วิธีเตรียมตัวก่อนที่จะเล่าเรื่อง ตอนที่ 2 

1️⃣ จากตอนที่ 1 ได้เกริ่นนำเกี่ยวกับ ขั้นตอนการเล่าเรื่อง และ ประเด็นต่างๆ เช่น อะไรที่ควรทำ ควรหลีกเลี่ยงในการนำข้อมูลต่างๆไปเล่าเรื่อง ย้อนอ่านตอนที่ 1 ก่อนได้ อยู่ด้านบน

2️⃣สำหรับ ตอนที่ 2 นี้ จะเป็นการเตรียมตัวก่อนที่จะนำเสนอผลงาน อย่างเช่น การระบุผู้ฟัง (identify personas) การหาข้อมูลที่เหมาะกับผู้ฟัง (finding and statistic) การเลือกวิธีถ่ายทอดข้อมูลในรูปแบบกราฟ (visualization) การเลือกวิธีการนำเสนอ (format)

3️⃣ การระบุผู้ฟัง (identify personas)

หลังจากที่ได้กลั่นกรองว่าผู้ฟังของเรานั้นเป็นกลุ่มคนที่เข้าใจในเรื่องของเทคนิค เช่น Technical Lead หรือ Programmer และ กลุ่มคนที่ไม่มีความรู้ในเรื่องเทคนิคเลย เช่น ผู้บริหาร, ทีมการตลาด เป็นต้น เพื่อที่เราจะออกแบบ การใช้คำในการนำเสนอหรือเล่าเรื่องได้

4️⃣ นอกจากนี้ จะต้องระบุผู้ฟัง (personas) ว่ามี Role หรือ ตำแหน่งหน้าที่แบบไหนด้วย ซึ่งจะช่วยให้เราเลือกข้อมูลที่เหมาะสม และ ปรับข้อความของเราได้ดี เหมาะกับผู้ฟังมากขึ้น โดยแบ่งเป็นทีมต่างๆดังนี้

5️⃣ ทีมบริหาร (C-Suite)

โดยทั่วไป อาจจะเป็น CEO นักลงทุน ผู้ก่อตั้ง ที่พวกเขาอาจจะพอมีความรู้ในเรื่องของเทคนิคอยู่บ้าง ส่วนใหญ่นั้นสิ่งที่คนกลุ่มนี้ ต้องการคือ ข้อมูลต่างๆที่ช่วยในการตัดสินใจ

6️⃣ ทีมผู้จัดการโครงการ (PM)

ผู้จัดการโครงการ อาจจะสนใจในเรื่องของ ต้นทุนภาพรวมที่ต้องใช้ในโครงการ ระยะเวลา ความเสี่ยงต่างๆที่ใช้ในการบริหาร เป็นต้น ข้อมูลที่สามารถนำเสนอแก่คนกลุ่มนี้ เช่น ยอดค่าใช้จ่ายลดลงกี่เปอร์เซ็น มีเปอร์เซ็นความเสี่ยงเท่าไร เมื่อมีกิจกรรมนี้เพิ่มเข้ามา เป็นต้น

7️⃣ ทีมเทคนิค (Technical)

ทีมเทคนิค อาจจะสนใจในเรื่องของ กระบวนการ เครื่องมือที่ใช้งาน ขั้นตอนการทำงาน ประสิทธิภาพ ก่อนใช้และหลังใช้ สามารถนำไปปรับใช้กับงานเดิมที่มีอยู่ได้อย่างไร เป็นต้น

8️⃣ บุคคลทั่วไป (General)

กลุ่มคนสุดท้าย ซึ่งในนิยามว่า พวกเขาไม่รู้เรื่องอะไรเลยเกี่ยวกับเรื่องที่เราจะนำเสนอ อาจจะมีแค่ความรู้ทั่วๆไป ไม่เคยได้ยินคำศัพท์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับชีวิตของพวกเขา แต่กลุ่มคนเหล่านี้ ก็ต้องการรู้ว่า มีผลกระทบต่อชีวิตของพวกเขาอย่างไร ให้ยกตัวอย่าง อาจจะเป็นทีมที่ทำหน้าที่หลังบ้านต่างๆภายในองค์กร อย่างเช่น ทีมการเงิน ทีมทรัพยากรบุคคล เป็นต้น

• ——————— *

• 1️⃣0️⃣0️⃣ หากใครไม่อยากพลาด *

• โพสต์เรื่องเกี่ยวกับ *

• data analyst, data science, *

• data engineer และ programming *

• ในโพสต์ถัดๆไป ฝากแชร์ *

• กดติดตาม profile กันไว้ด้วยนะครับ *

• *——————— **

9️⃣ การหาข้อมูลที่เหมาะกับผู้ฟัง (finding and statistic)

ความหมายของการค้นพบข้อมูลที่เหมาะกับผู้ฟัง คือ เราจะวัดค่าวิธีการเล่าเรื่องของเราได้อย่างไร เมื่อพูดข้อมูลที่มีความหลากหลาย เช่น ข้อมูลเพียงตัวแปรเดียว หรือ ข้อมูลหลายตัวแปร ข้อมูลต่างๆนี้ จะมีวิธีในการนำเสนออย่างไรให้เหมาะสมกับผู้ฟัง และ สามารถสื่อสารได้อย่างเข้าใจ

1️⃣0️⃣ ตัวเลข absolute

หมายถึงตัวเลขที่แสดงค่าที่แท้จริงโดยไม่ได้เปลี่ยนหน่วยหรือสเกล ตัวอย่างเช่น ตัวเลข absolute สำหรับจำนวนช็อคโกแลตที่ขายในปี 2018 คือ 100,000 ตรงกันข้ามกับแบบ relative ซึ่งจะนำมาทำเป็นสเกลก่อน

1️⃣1️⃣ ยกตัวอย่างการเปรียบเทียบของ ข้อมูลรายปีที่ใช้กราฟแท่ง เปรียบเทียบแต่ละปี

กรณีที่เรามีตัวแปรเดียว เราสามารถที่จะเปรียบเทียบ ค่าตัวแปรเดียวในรูปแบบของจำนวนเต็ม (absolute) และ อัตราส่วนที่เป็นเปอร์เซ็น (relative) ได้

1️⃣2️⃣ กรณีที่ข้อมูลมีหลายมิติมากขึ้น หรือ หลายตัวแปร เราจะต้องพิจารณาการใช้กราฟเพิ่มขึ้น ในกรณีของการแสดงผลเป็นจำนวนเต็ม (absolute) จะต้องแสดงผลที่เปลี่ยนไป เพราะว่า เอามาแสดงโดยไม่ได้มีการคำนวนเปลี่ยนค่าใดๆ ถ้าเลือกใช้กราฟผิด ความหมายก็อาจจะเปลี่ยนไปได้

1️⃣3️⃣ อัตราส่วน (ratio)

การเปรียบเทียบตัวแปร 2 ตัว โดยแสดงในรูปของอัตราส่วน เช่น รายได้ต่อลูกค้า คำนวณโดยรวมรายได้จากสินค้าทั้งหมด เทียบกับจำนวนลูกค้าตามที่เราเห็นในภาพ อัตราส่วนช่วยให้เห็นค่าที่ชัดเจนมากขึ้น

1️⃣4️⃣ สรุปข้อมูล (aggregation)

บางครั้งเราต้องสรุปข้อมูลตัวเลข เราจะต้องใช้วิธีทางสถิติมาช่วยอธิบาย : เพื่อช่วยตรวจสอบ ดูว่าค่ามีความผิดปกติหรือไม่ เช่น การดูการกระจายตัวของข้อมูล มีการ bias หรือ เบ้ซ้ายหรือ เบ้ขวาอย่างไรหรือไม่ มีค่ากลาง ค่าเฉลี่ยเป็นอย่างไร เป็นต้น

1️⃣5️⃣ ค่า p-value

เมื่อเราได้ข้อมูลมาแล้ว และ คำตอบต่างๆ อีกสิ่งหนึ่งในทุกๆครั้งจะขาดไปไม่ได้ คือ การทดสอบ ซึ่งเราสามารถทดสอบสมมติฐานกับข้อมูลได้ว่า วิธีที่เราคิดกับข้อมูลที่เรามีนั้น ถูกต้องเชื่อถือได้ วิธีนั้นคือการคำนวนดูค่า p-value เพื่อพิสูจน์ว่ามันมีนัยสำคัญทางสถิติ (หมายความ ข้อมูลที่เก็บมา มันไม่ได้บังเอิญ หรือ ข้อมูลผิด)

1️⃣6️⃣ การเลือกวิธีถ่ายทอดข้อมูลในรูปแบบกราฟ (visualization)

จากขั้นตอนแต่ละขั้นตอน ในตอนนี้เราได้ผ่านขั้นตอนต่างๆมาดังนี้

• กรองผู้ฟังว่าเป็น เทคนิค หรือ บุคคลทั่วไป
• ระบุผู้ฟังว่ามีตำแหน่งงานแบบไหน
• เตรียมข้อมูลสถิติที่เหมาะสมกับผู้ฟัง

1️⃣7️⃣ มาในขั้นตอนการเลือกกราฟ เราควรจะพิจารณาความเชี่ยวชาญ ความรู้ ของผู้ฟังว่า มีความคุ้นเคยหรือมองเห็นกราฟแล้วสามารถเข้าใจได้หรือไม่ อย่างเช่น ตัวอย่างด้านล่างนี้

1️⃣8️⃣ กราฟทางด้านซ้าย อาจจะเหมาะกับ นักลงทุนที่เข้าใจในเรื่องการบริหารต้นทุน และ ค่าใช้จ่ายมากกว่า สามารถเห็นกราฟที่มีการเปรียบเทียบได้ กับ กราฟอีกฝั่งที่กราฟ histogram เหมาะกับทีมเทคนิคมากกว่า

1️⃣9️⃣ อาจจะใช้แนวทางของ Macandle มาใช้ในการเลือกกราฟ โดยมีรายละเอียดดังนี้

• พิจารณาประเภทของข้อมูล ประเภทของข้อมูลของคุณเป็นตัวกำหนดว่ากราฟประเภทใดที่เหมาะสมที่สุด ตัวอย่างเช่น หากคุณมีข้อมูลแบบอนุกรมเวลา กราฟเส้นหรือแท่งอาจเป็นตัวเลือกที่ดี หากคุณมีข้อมูลแบบกระจาย แผนภูมิวงกลมหรือแผนภูมิแท่งอาจเป็นตัวเลือกที่ดี
• พิจารณาเป้าหมายของคุณ คุณกำลังพยายามสื่อสารอะไรกับข้อมูลของคุณ? หากคุณกำลังพยายามเน้นย้ำถึงแนวโน้ม กราฟเส้นหรือแผนภูมิแท่งอาจเป็นตัวเลือกที่ดี หากคุณกำลังพยายามเปรียบเทียบข้อมูล แผนภูมิแท่งหรือแผนภูมิวงกลมอาจเป็นตัวเลือกที่ดี
• พิจารณาผู้ชมของคุณ ผู้ชมของคุณมีความเข้าใจเกี่ยวกับข้อมูลของคุณมากน้อยเพียงใด หากคุณกำลังสื่อสารกับผู้เชี่ยวชาญ คุณสามารถใช้กราฟที่ซับซ้อนมากขึ้นได้ หากคุณกำลังสื่อสารกับบุคคลทั่วไป คุณสามารถใช้กราฟที่เรียบง่ายและเข้าใจง่ายได้
• พิจารณาความสะดวกในการใช้งาน คุณสะดวกในการสร้างและอ่านกราฟประเภทใด กราฟบางประเภท เช่น แผนภูมิเส้นและแผนภูมิแท่ง ง่ายต่อการสร้างและอ่าน ในขณะที่กราฟอื่นๆ เช่น แผนภูมิวงกลมและแผนภูมิพาย อาจซับซ้อนกว่า

2️⃣0️⃣ การเลือกวิธีการนำเสนอ (format)

เมื่อผ่านกระบวนการทั้งหลายที่กล่าวมาทั้งหมด จนถึงการเลือกกราฟให้เหมาะสมแล้วนั้น สุดท้ายก็เป็นการแชร์ข้อมูล หรือ เลือกวิธีการนำเสนอแล้ว ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 แบบด้วย คือ

• การนำเสนอด้วยวิธีการเขียน report
• การนำเสนอด้วยวิธีการพูด

2️⃣1️⃣ ทั้ง 2 วิธีมีข้อดีข้อเสียแตกต่างกัน ซึ่ง สามารถปรับใช้โดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่เหมาะสม โดยมีวิธีพิจารณาดังต่อไปนี้

• ผู้ฟังของเราเป็นใคร
• เนื้อหาที่มี
• ความต้องการเป็นอย่างไร
• ช่องทางใดที่เหมาะสม

2️⃣2️⃣ทุกส่วนที่กล่าวมานั้น ล้วนสัมพันธ์และช่วยกำหนดรูปแบบการนำเสนอหรือการสื่อสาร ในผลลัพท์ของเราให้ดีมีประสิทธิภาพ

2️⃣3️⃣ผู้ฟังของเราเป็นใคร

สิ่งแรกที่เราจะต้องพิจารณา คือ เรากำลังจะนำเสนอข้อมูลให้ใคร พวกเขาต้องการผลลัพท์อย่างไร และ เพื่ออะไร เช่น เพื่อเข้าใจวิธีการ เพื่อตัดสินใจ เพื่อรับผิดชอบ ข้อมูลที่พวกเขาต้องการคืออะไร ผลกระทบของผลลัพท์เป็นอย่างไร

2️⃣4️⃣ เนื้อหาที่มี

จากผู้ฟังของเรา ทำให้เรารู้ว่า เนื้อหาที่เรามีนั้น ควรเน้นผลลัพธ์หรือสรุปรวมถึงคำแนะนำหรือจะอธิบายวิธีการในรายละเอียด เป็นต้น

2️⃣5️⃣ความต้องการเป็นอย่างไร

นอกจากนี้ผู้ฟังของเรายังมีความต้องการนอกเหนือไปจากนี้หรือไม่ เช่น มีเวลาเพียงที่จะมาฟังเรานำเสนอด้วยการประชุมหรือไม่ ถ้าไม่ก็อาจจะเลือกวิธีการเขียนรายงานแทน เป็นต้น

2️⃣6️⃣ช่องทางใดที่เหมาะสม

อย่างที่ได้ยกตัวอย่างไปในหัวข้อความต้องการ การเลือกช่องทาง อาจจะเป็นวิธีการนัดประชุม หรือ วิธีการเขียนรายงาน ซึ่ง วิธีการทั้งสองอย่าง ก็ให้พิจารณา ตามปริมาณของผู้ฟังด้วย เช่น มีจำนวนกี่คนที่จะเข้าร่วมประชุม เป็นต้น

2️⃣7️⃣ระหว่างการสื่อสารด้วยการเขียน และ วิธีสื่อสารด้วยการพูด

มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันไป เช่น

การเขียนก็สะดวก สามารถแชร์ให้คนหลายคนได้ทันที เหมาะกับการแบ่งปันข้อมูล แต่ก็ทำให้ขาดปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟังไป ไม่เห็นการตอบสนองของผู้ฟัง หรือ ผู้อ่านได้ ส่วน การสื่อสารด้วยวิธีพูด ก็ไม่ควรจะเป็นเนื้อหายาวๆ เพราะอาจจะทำให้สูญเสียความสนใจ เมื่อนานเกินไปได้

1️⃣0️⃣0️⃣ โดยสรุป การเตรียมตัวเพื่อการเล่าเรื่อง หรือ การนำเสนอนั้น จะต้องพิจารณาหลายอย่าง เช่น การระบุผู้ฟัง (identify personas) การหาข้อมูลที่เหมาะกับผู้ฟัง (finding and statistic) การเลือกวิธีถ่ายทอดข้อมูลในรูปแบบกราฟ (visualization) การเลือกวิธีการนำเสนอ (format) ทั้งยังมีรายละเอียดที่ต้องพิจารณาหลายส่วนอีกด้วย

เพื่อเป็นกำลังใจแก่ผู้เขียน อยากให้ช่วยกด google ads ทั้งด้านข้างและระหว่างบทสัก 2-3 click ให้ด้วยนะครับ 

สรุปขั้นตอน การเล่าเรื่องด้วยวิธีเขียนรายงาน ตอนที่ 3 

1️⃣ จากตอนที่ 1 และ ตอนที่ 2 ได้เกริ่นนำเกี่ยวกับ ขั้นตอนการเล่าเรื่อง และ ประเด็นต่างๆ เช่น อะไรที่ควรทำ ควรหลีกเลี่ยงในการนำข้อมูลต่างๆไปเล่าเรื่อง และ การเตรียมก่อนที่นำเสนอข้อมูลที่ได้ไปค้นพบ ด้วยการการระบุผู้ฟัง (identify personas) การหาข้อมูลที่เหมาะกับผู้ฟัง (finding and statistic) การเลือกวิธีถ่ายทอดข้อมูลในรูปแบบกราฟ (visualization) การเลือกวิธีการนำเสนอ (format) สามารถอ่านย้อนหลัง ตอนที่ 1 และ ตอนที่ 2

2️⃣ ตอนที่ 1 และ 2 ที่กล่าวมาข้างต้นนั้น เมื่อได้ผ่านกระบวนการต่างๆไว้เรียบร้อยแล้ว ทั้งสำรวจข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูลจนกระทั่งเตรียมเป็นข้อมูลสถิติ ทำการค้นคว้าว่าผู้ฟังเป็นใคร จะต้องเตรียมคำพูดประมาณไหน เลือกวิธีถ่ายทอดด้วยกราฟแบบไหนจึงจะเหมาะสม ทั้งยังจะต้องพิจารณาว่า เราจะนำเสนอแบบไหน ให้สามารถนำข้อมูลส่งไปยังผู้รับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถัดไปจะเลือกวิธีการนำเสนอ

3️⃣ การเลือกวิธีการนำเสนอ แบ่งออกเป็น 2 แบบด้วย คือ

• การนำเสนอด้วยวิธีการเขียนรายงาน
• การนำเสนอด้วยวิธีการพูด

4️⃣ ทั้ง 2 แบบ มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกัน ซึ่ง สามารถปรับใช้โดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่เหมาะสม โดยมีวิธีพิจารณาดังต่อไปนี้

• ผู้ฟังของเราเป็นใคร
• เนื้อหาที่มี
• ความต้องการเป็นอย่างไร
• ช่องทางใดที่เหมาะสม

ทุกส่วนที่กล่าวมานั้น ล้วนสัมพันธ์และช่วยกำหนดรูปแบบการนำเสนอหรือการสื่อสาร ในผลลัพท์ของเราให้ดีมีประสิทธิภาพ

5️⃣ สำหรับตอนที่ 3 นี้ จะเป็นการเขียนถึงวิธีการนำเสนอเพื่อเล่าเรื่องในรูปแบบการเขียนรายงาน โดยที่สรุปความเข้าใจในเรื่องต่าง เช่น ประเภทของรายงาน (type report) การนำการวิเคราะห์มาใช้ซ้ำ (reproducibility) และ วิธีการเขียนรายงานให้มีความชัดเจน (clear report)

• ——————— *

• 1️⃣0️⃣0️⃣ หากใครไม่อยากพลาด *

• โพสต์เรื่องเกี่ยวกับ *

• data analyst, data science, *

• data engineer และ programming *

• ในโพสต์ถัดๆไป ฝากแชร์ *

• กดติดตาม profile กันไว้ด้วยนะครับ *

• *——————— **

6️⃣ ประเภทของรายงานมีหลายรูปแบบ และ แตกต่างไปตามการใช้งาน ซึ่งก็พิจารณาการเลือกใช้ให้เหมาะสม ดังนี้

• รายงานเชิงข้อมูล (information report)
• รายงานเชิงวิเคราะห์ (analytic report)
• รายงานฉบับสมบูรณ์ (final report)
• รายงานสรุป (summery report)

7️⃣ รายงานเชิงข้อมูล (information report) มักจะมีรายละเอียด เช่น การให้ข้อมูลที่เป็นความจริง มีความสั้นกระชับ ไม่มีโครงสร้าง มีจุดประสงค์ที่รายงานข้อเท็จจริง ไม่มีการวิเคราะห์ข้อมูลใดๆ

8️⃣ รายงานเชิงวิเคราะห์ (analytic report) จะมีรายละเอียดเชิงลึก แสดงถึงความสัมพันธ์ต่างๆของข้อมูล ให้คำแนะนำ หรือ ข้อเสนอแนะในการแก้ไขปัญหา มีขนาดแตกต่างไปตามเนื้อหา มีโครงสร้างขั้นตอนการเขียนที่ชัดเจน จุดประสงค์ของรายงาน คือ เพื่อทำให้ตัดสินใจ

9️⃣ รายงานฉบับสมบูรณ์ (final report) เป็นรายงานสรุปผลการวิจัย หรือ โครงการ มีความยาวกว่ารายงานประเภทอื่นๆ เนื่องจาก การวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง ที่ประกอบไปด้วย

• บทนำ (introduction) อธิบายวัตถุประสงค์ของรายงาน
• การทบทวนวรรณกรรม (literature review) รายงานที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อ
• วิธีการ (methodology) วิธีการวิจัย
• ผลลัพท์ (result) ผลการวิจัย
• การอภิปราย (discussion) การตีความ และ การโต้แย้งต่างๆ กับสิ่งที่เคยเกิดขึ้น
• บทสรุป (conclusion) ข้อสรุปและข้อเสนอแนะสำหรับงานในอนาคต

1️⃣0️⃣ รายงานสรุป (summery report) รายงานสรุป มักจะมีรายละเอียดที่สรุปมาพร้อมกับ สิ่งที่ค้นพบ (key finding) และ ข้อเสนอแนะ (recommendation) รวมทั้งรูปภาพ (visual) ที่มีไม่เกิน 5 หน้า พร้อมทั้งมีอ้างอิงให้ไปค้นหาต่อ เหมาะสำหรับ ผู้ที่ใช้ข้อมูลตัดสินใจที่ไม่ต้องการดูรายละเอียด

1️⃣1️⃣ โครงสร้างของรายงาน เป็นตัวกำหนดกรอบให้สามารถเขียนออกมาได้ง่ายขึ้น ซึ่ง ในการเขียนรายงานก็ต้องเลือกก่อนว่าจะเขียนรายงานประเภทไหน

1️⃣2️⃣ รายงานที่ไม่ต้องมีรายละเอียดมาก อย่าง รายงานเชิงข้อมูล หรือ รายงานสรุป จะประกอบไปด้วยส่วนต่างๆดังนี้

• บทนำ (introduction) อธิบายวัตถุประสงค์ของรายงาน
• วัตถุประสงค์ของรายงาน (purpose) บอกถึงสิ่งที่ต้องการจะวิเคราะห์เกี่ยวกับกิจกรรมที่จะทำ
• เนื้อหา หรือ บริบทของกิจกรรม (context) เหตุผลที่เราดำเนินการ
• สรุปคำถามการวิเคราะห์ (question) เช่น ตั้งคำถามเพื่อดำเนินบางสิ่งบางอย่าง

1️⃣3️⃣ ถึงแม้ว่าจะมีโครงสร้างที่เป็นทางการ สุดท้ายก็ต้องดูความเหมาะสมของผู้รับสาร หรือ ผู้อ่านอยู่ดี ซึ่งวิธีที่ดีและเหมาะสม แนะนำว่า ใช้วิธี 1-3-25 ก็คือ

• รายงานสรุปสำหรับงานทั่วไปทำเพียง 1 หน้า
• รายงานสรุปสำหรับผู้บริหารทำ เพียง 3 หน้า
• สำหรับสรุปสำหรับงานวารสาร ที่มีรายละเอียดทางเทคนิคค่อนข้างมาก ควรไม่เกิน 25 หน้า

สรุปแค่ไหนก็ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม และ รายละเอียดที่สำคัญ ไม่ตายตัว

1️⃣4️⃣ ในขั้นตอนก่อนจะทำรายงานสรุปทุกครั้งก็จะมีการเตรียมงาน ซึ่งเป็นขั้นตอนเหมือนกับการทดลองและทดสอบบน กระดาษทด เพื่อเตรียมข้อมูลการสรุปเบื้องต้น ดูผลลัพท์ที่เกิดขึ้นจากข้อมูลที่มีต่างๆ ค่อนข้างจะมีขั้นตอนที่หลากหลาย

1️⃣5️⃣ สิ่งต่างๆในการวิเคราะห์นั้น ถ้าไม่จดจำขั้นตอนให้ดีอาจจะมีลืมและข้อผิดพลาดได้ หลังจากที่ทำเสร็จ นำไปใส่ในเอกสารรายงานสรุป ก็ลืมไปหมดแล้ว ยิ่งถ้าโดนให้กลับมาแก้ น่าจะเสียเวลามากกันเลยทีเดียว

1️⃣6️⃣ก่อนที่จะนำข้อมูลสรุปที่ได้ ไปทำรายงานสรุปได้นั้น ใครเคยเจอปัญหาแบบนี้หรือไม่

• ทำการวิเคราะห์ข้อมูลด้วย excel แล้วจำขั้นตอนไม่ได้ว่าทำอะไรไปแล้วบ้าง
• ทำการวิเคราะห์ข้อมูลด้วย SQL แล้วต้องเขียนใหม่ทุกครั้ง
• โดนกลับให้มาแก้ไขในบางจุด ซึ่งกระทบกับจุดอื่นๆ ที่ผูกข้อมูลกันเอาไว้

1️⃣7️⃣ ปัญหาต่างๆนี้จะหมดไปโดยการนำการวิเคราะห์มาใช้ซ้ำ (reproducibility) หมายถึง การทำซ้ำกับข้อมูลเดิมด้วยขั้นตอนแบบเดิม ควรจะได้ผลลัพท์แบบเดิมเสมอ ถ้าเปรียบเทียบกับการทำอาหาร พ่อครัวก็ต้องมีสูตร และขั้นตอนสำเร็จที่ปรุงทุกครั้ง รสชาติก็เหมือนเดิมทุกครั้ง

1️⃣8️⃣ แต่ว่า การทำรายงานทุกคนเข้าใจดีว่า ทำบนคอมพิวเตอร์ ซึ่ง มันสามารถเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลได้ มันสามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงขั้นตอนได้ตลอดเวลา แต่ถ้าในขั้นตอนการเตรียมถ้าทำรายงานสำเร็จแล้ว ไม่มีใครอยากมานั่งแก้อีกต่อไปอย่างแน่นอน

1️⃣9️⃣ ให้ลองนึกถึงการใช้งาน excel ที่ต้องมีการแก้ไขสิ่งต่างๆบนตารางว่าจะต้องเข้าใจขั้นตอนว่าแก้ไขอะไรไปจะกระทบกับอะไร และ คนที่ทำการวิเคราะห์เท่านั้นจะเข้าใจสิ่งที่ทำได้ สิ่งนี้คือเหตุผลว่าทำไม จะต้องวิเคราะห์ข้อมูลด้วยการเขียนโปรแกรม

2️⃣0️⃣ การวิเคราะห์ข้อมูลในสมัยใหม่ ไม่ได้ทำอยู่บน excel หรือ word บน computer desktop อีกต่อไป เพราะ เข้าสู่ยุคของ AI หรือ BigData ไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว

2️⃣1️⃣ ในการสร้างโปรแกรม หรือ ขั้นตอนการทำงาน การเขียนโปรแกรมเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องกับชีวิต เพื่อทำให้การทำงานเป็นไปด้วยความสะดวกรวดเร็วขึ้น รวมถึง งานทางด้าน data analyst และ งานทางด้าน data science ด้วย ที่ใช้ซอฟต์แวร์ในการช่วยสร้างรายงานไปพร้อมๆกับการเขียนโปรแกรม อย่าง Jupyter Notebook หรือ Google Colab หรือ Google Sheet ทั้งหมดนี้อาศัยเทคโนโลยีทางด้าน Cloud Computing และ Software As a service เข้ามาช่วยให้ชีวิตสะดวกสบายมากขึ้น

2️⃣2️⃣ ข้อดีของการทำซ้ำ คืออะไร

• การวิเคราะห์ข้อมูลด้วยการเขียนโปรแกรมช่วยทำงานที่ซ้ำซ้อนได้
• ช่วยให้ทำงานเป็นทีมได้
• ช่วยบันทึกขั้นตอนที่เคยทำไปแล้ว และ เห็นผลลัพท์แต่ละขั้นตอนได้
• ช่วยพัฒนาขั้นตอนการวิเคราะห์ได้ขั้นเจนขึ้น
• ปรับเปลี่ยนขั้นตอนได้ง่าย
• เห็นผลลัพท์ ถ้าเจอข้อผิดพลาด
• ขั้นตอนเป็นระเบียบ และ เป็นระบบ
• แก้ไขข้อมูลย้อนกลับไปเป็นเวอร์ชันก่อนหน้า ได้ถ้าการวิเคราะห์ไม่ถูกต้อง

2️⃣3️⃣ ภาษาและคำศัพท์ค่อนข้างจะเทคนิคไปบ้าง สำหรับคนที่ยังไม่คุ้นเคย กับการเขียนโปรแกรม อาจจะยังมองไม่เห็นภาพมากนัก แต่ที่แน่ๆ ถ้าการรายงานเป็นงานหลักของคุณแต่ยังเขียนโปรแกรมไม่เป็นให้จงรีบฝึก และ นี้คือคำแนะนำที่อยากจะบอกในการวิเคราะห์ข้อมูลด้วยการเขียนโปรแกรม

2️⃣4️⃣ best practice

• ควรเก็บรายชื่อ package ของโปรแกรมต่างๆที่ติดตั้งเอาไว้ เพื่ออนาคตเปลี่ยนแปลงคอมพิวเตอร์จะได้ยังสามารถ run code และ dataset เดิมได้
• เขียนคำอธิบาย(comment) ลงใน code อย่างสม่ำเสมอ
• ไม่ควรเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน dataset โดยตรงบน editor ควรจัดการข้อมูลกับ data ด้วยการทำ data pipeline ให้มีการ update อัตโนมัติ
• ควรจะเก็บเวอร์ชั่นของ script ที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลบน git เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดต่างๆ (version control) เช่น เปลี่ยนขั้นตอนการวิเคราะห์ แล้วการวิเคราะห์นั้นใช้งานไม่ได้ สามารถแก้ไขโดยย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้
• ใส่คำอธิบายในแต่ละขั้นตอนว่าทำอะไรไป เพื่อที่ป้องกันการลืม เชื่อเถอะ ผ่านไปไม่กี่วันกลับมาดูที่ code ก็ลืมแล้วว่าทำอะไรไป
• อย่าลืม อ้างอิงที่มาด้วย

2️⃣5️⃣ ข้อแนะนำสุดท้ายในการเขียนรายงาน

รายงานที่เขียนควรจะกระชับและชัดเจน ตรงประเด็น เพื่อป้องกันความสับสน เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือ ผู้บริหาร เข้าใจในรายงานของเรา ป้องกันความเข้าใจผิด โดยหลีกเลี่ยง การใช้คำแปลกที่อาจจะทำให้ไม่เข้าใจ

1️⃣0️⃣0️⃣ โดยสรุปแล้ว การเขียนรายงานต้องพิจารณาสิ่งต่างๆ เพื่อประสิทธิภาพในการสื่อสาร รวมถึงการเลือกการใช้เครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์เพื่อป้องกันการลืมและสามารถทำงานเป็นทีมได้ ช่วยสะดวกรวดเร็วมากขึ้น และ รายงานที่เขียนควรจะกระชับและชัดเจน ตรงประเด็น เพื่อป้องกันความสับสน เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือ ผู้บริหาร เข้าใจในรายงานของเรา ป้องกันความเข้าใจผิด โดยหลีกเลี่ยง การใช้คำแปลกที่อาจจะทำให้ไม่เข้าใจ

เพื่อเป็นกำลังใจแก่ผู้เขียน อยากให้ช่วยกด google ads ทั้งด้านข้างและระหว่างบทสัก 2-3 click ให้ด้วยนะครับ 

สรุปขั้นตอน การเล่าเรื่องด้วยวิธีการพูด ตอนที่ 4 (จบ)

1️⃣ จากตอนที่ 1 ตอนที่ 2 และ ตอนที่ 3 ได้เกริ่นนำเกี่ยวกับ ขั้นตอนการเล่าเรื่อง และ ประเด็นต่างๆ เช่น อะไรที่ควรทำ ควรหลีกเลี่ยงในการนำข้อมูลต่างๆไปเล่าเรื่อง และ การเตรียมก่อนที่นำเสนอข้อมูลที่ได้ไปค้นพบ ด้วย

• การการระบุผู้ฟัง (identify personas)
• การหาข้อมูลที่เหมาะกับผู้ฟัง (finding and statistic)
• การเลือกวิธีถ่ายทอดข้อมูลในรูปแบบกราฟ (visualization)
• การเลือกวิธีการนำเสนอ (format)
• หลังจากนั้นก็เลือกวิธีการนำเสนอด้วยวิธีการเขียน (writing delivery)

สามารถอ่านย้อนหลัง ตอนที่ 1 ตอนที่ 2 และ ตอนที่ 3ได้

2️⃣ ตอนที่ 1, 2 และ 3 ที่กล่าวมาข้างต้นนั้น เมื่อได้ผ่านกระบวนการต่างๆไว้เรียบร้อยแล้ว ทั้งสำรวจข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูลจนกระทั่งเตรียมเป็นข้อมูลสถิติ ทำการค้นคว้าว่าผู้ฟังเป็นใคร จะต้องเตรียมคำพูดประมาณไหน เลือกวิธีถ่ายทอดด้วยกราฟแบบไหนจึงจะเหมาะสม ทั้งยังจะต้องพิจารณาว่า เราจะนำเสนอแบบไหน ให้สามารถนำข้อมูลส่งไปยังผู้รับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถัดไปจะเลือกวิธีการนำเสนอ โดยเราตอนที่ 3 เราได้ใช้วิธีการเขียน สำหรับตอนที่ 4 เราจะมาเรียนรู้เทคนิคที่เกี่ยวกับพูด (oral delivery) กันบ้าง

3️⃣ ยังคงแนวคิดเดิมที่ทั้ง 2 แบบ มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกัน ซึ่ง สามารถปรับใช้โดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่เหมาะสม โดยมีวิธีพิจารณาดังต่อไปนี้

• ผู้ฟังของเราเป็นใคร
• เนื้อหาที่มี
• ความต้องการเป็นอย่างไร
• ช่องทางใดที่เหมาะสม

ทุกส่วนที่กล่าวมานั้น ล้วนสัมพันธ์และช่วยกำหนดรูปแบบการนำเสนอหรือการสื่อสาร ในผลลัพท์ของเราให้ดีมีประสิทธิภาพ

4️⃣ สำหรับตอนที่ 4 ตอนสุดท้ายนี้ จะเป็นการเขียนถึงการเล่าเรื่องหรือการนำเสนอด้วยวิธีการพูด โดยที่สรุปความเข้าใจในเรื่องต่างๆ เช่น การวางแผนก่อนที่จะขึ้นพูด (plan) การเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยในการสร้างสไลด์นำเสนอ (build) และ ข้อหลีกเลี่ยง ปัญหาที่พบบ่อย (common mistake) การนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ (effectively)

5️⃣ การวางแผนนำเสนอ

การขึ้นพูดนำเสนอก็ไม่ต่างอะไรกับการทำงานอื่นๆ เราจะต้องมีการวางแผนกันก่อนว่า มีขั้นตอนในการนำเสนออย่างไร จะต้องพิจารณาในเรื่องต่างๆ ดังนี้

• วัตถุประสงค์ (purpose) ว่าเราจะเล่าทำไม เพื่ออะไร เช่น เล่าเพื่อให้เกิดการตัดสินใจในเรื่องที่เราไปค้นพบ หรือ เล่าเพื่อความสนุกสนาน เป็นต้น
• ผู้ฟังของเราเป็นใคร (audience) เช่น เพื่อน ลูกค้า หรือ ผู้บริหาร
• ข้อความที่เราจะสื่อสารออกไป (message)

• ——————— *

• 1️⃣0️⃣0️⃣ หากใครไม่อยากพลาด *

• โพสต์เรื่องเกี่ยวกับ *

• data analyst, data science, *

• data engineer และ programming *

• ในโพสต์ถัดๆไป ฝากแชร์ *

• กดติดตาม profile กันไว้ด้วยนะครับ *

• *——————— **

6️⃣ วัตถุประสงค์ (purpose)

ถูกแบ่งออกเป็น 3 แบบ ซึ่ง ให้เราลองตั้งคำถามกับตัวเองดูก่อนว่า สิ่งที่เราอยากจะเอามาเล่าให้ผู้ฟังนั้น เป็นแบบไหน 3 แบบดังนี้

• การนำเสนอนี้มันเป็นการให้ข้อมูลใช่หรือไม่ (informative)
• การนำเสนอนี้มันเป็นการให้คำแนะนำ หรือ สอนงาน ใช่หรือไม่ (instructional)
• การนำเสนอนี้มันเป็นการทำให้เชื่อด้วยการโน้มน้าวใช่หรือไม่ (persuasive)

7️⃣ ผู้ฟังของเราเป็นใคร (audience)

เมื่อพิจารณารูปแบบของการนำเสนอได้แล้ว ก็มาทำความเข้าใจว่าผู้ฟังของเราเป็นใคร เช่น

• ลูกค้า
• เพื่อนร่วมงาน
• ผู้บริหาร
• ทีมเทคนิค

นอกจากนี้ ก็ให้พิจารณาถึง จำนวนผู้เข้าฟังด้วย เพื่อรับมือกับสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้น ภายในงานนำเสนอซึ่งอาจจะแตกต่างกันออกไปในยุคสมัยนี้ เพราะมีการนำเสนอทั้งแบบ onsite ขึ้นเวที จัดอบรม และ แบบ online ที่จะมีการรับมือที่แตกต่างกันไป เช่น ผู้เข้ารับฟังมีจำนวนเท่าไร 10 คน 100 คน เป็นต้น

8️⃣ ข้อความที่เราจะสื่อสารออกไป (message)

ในการนำเสนอ ให้จำเอาไว้ว่า ผู้ฟังของเรากว่า 90% พวกเขาจำสิ่งที่อยู่บนสไลด์ในการนำเสนอไม่ได้ เพราะว่าสมองของคนเรานั้น ไม่สามารถจำอะไรปริมาณมากๆได้ ในระยะเวลาอันสั้น เทคนิคในการแก้ไข คือ การให้ข้อมูลทีละนิดเท่าที่ผู้ฟังของเราต้องการ เช่น

• เปิดประเด็น เพื่อจูงใจให้สงสัย
• เข้าเนื้อเรื่องหลัก พยายามใส่เนื้อหาให้สั้น กระชับ และ เข้าใจง่าย
• สรุปเนื้อหา และ สิ่งสำคัญที่ได้เล่าไปในเนื้อหานี้
• ปิดท้ายด้วยคำถาม หรือ รับฟังข้อเสนอแนะจากผู้ฟัง

9️⃣ การออกแบบสไลด์

จากการวางแผน มาสู่การนำความคิดต่างๆ ที่รวบรวมไว้ มาสร้างให้เป็นภาพเพื่อให้สมองของผู้ฟังรับรู้ เข้าใจ ได้ง่ายขึ้น ซึ่งสิ่งสำคัญต่างๆ สรุปไว้ดังนี้

• เนื้อหาในสไลด์ ควรจะสนับสนุนแนวคิดที่กำลังนำเสนอ (support story)
• ใส่เนื้อหา ข้อความ รูปภาพ ในแต่ละสไลด์ให้น้อยเพื่อดึงดูดสายตาของผู้ฟัง ให้โฟกัส เฉพาะเรื่องๆเดียว
• ทำให้สไลด์มีลักษณะของการเคลื่อนไหว เพื่อให้เห็นการเปลี่ยนแปลง เช่น การสร้างสไลด์ไว้หลายๆหน้าและ ขยับรูปภาพ หรือ จะใช้ feature movement ของโปรแกรมนำเสนอ

1️⃣0️⃣ การออกแบบสไลด์ - เวลา (ต่อ)

หลายคนคงจะเคยดูรายการ start up หรือ หลายๆรายการอย่างเช่น shark เพื่อเล่าธุรกิจให้นักลงทุนมาลงทุน แน่นอนว่ามีเรื่องเวลาเข้ามาเกี่ยว ไม่ว่าจะเป็น 10 นาที หรือ 3 นาที ด้วยเวลาอันจำกัด เราจะต้องวางแผนอย่างไร ให้อยู่ภายในเวลา ด้วยวิธีต่างๆ เช่น

• ใช้ 1 ข้อความต่อ 1 สไลด์ พยายามทำให้สั้นและกระชับ
• อย่าพยายามให้ข้อมูลมากเกินไป เพราะจะทำให้เพิ่มภาระการทำความเข้าใจของผู้ฟัง

1️⃣1️⃣ การออกแบบสไลด์ - สี (ต่อ)

ใช้สีในการเน้นข้อความที่ต้องการจะสื่อสาร แต่ไม่ควรจะใช้สีหลากหลายสี เพราะจะทำให้ผู้ฟังมองดูสไลด์เกิดความสับสน ใช้สีแค่เฉพาะจุด และ ใช้ให้น้อย โดยเฉพาะพื้นหลังใช้สีให้มองดูและอ่านง่าย

1️⃣2️⃣ การออกแบบสไลด์ - แบบอักษร (ต่อ)

แบบอักษรมีผลต่อการอ่าน ข้อความที่อยู่บนสไลด์ ไม่ได้มีงานวิจัยชัดเจนว่าใช้ตัวอักษรแบบใดจึงจะเหมาะสมแต่ว่า ส่วนใหญ่มักจะใช้ sans-serif เหมาะสำหรับข้อความที่จะอ่านบนหน้าจอ และ serif เหมาะสำหรับข้อความที่จะถูกพิมพ์ ก็ล้วนแต่ความเหมาะสมในการเลือกใช้ ซึ่งจริงๆแล้ว ข้อความจะอ่านยากไม่ใช่เพราะการเลือกตัวอักษร แต่เป็นเพราะข้อความของเรายาวและมีขนาดเล็ก ควรจะให้ข้อความมีความยาวที่สั้นและตัวอักษรมีขนาดใหญ่แทน

1️⃣3️⃣ การออกแบบสไลด์ - สไลด์ที่มีแต่ข้อความ (ต่อ)

การใส่ข้อความลงไปในสไลด์ที่ปริมาณมากๆ มีผลต่อผู้ฟัง คือ ผู้ฟังจะไม่ฟังสิ่งที่เรากำลังพูดแต่ว่าจะอ่านข้อความที่อยู่ในสไลด์แทน ซึ่งอาจจะทำให้ผู้ฟัง ไม่ได้ฟังส่วนที่สำคัญจริงๆ ที่ไม่ได้อยู่บนสไลด์ ซึ่งในการแก้ปัญหานี้ เราควรจะ

• เขียนเฉพาะข้อความที่ สนับสนุนสิ่งที่เรากำลังจะพูดเท่านั้น
• เน้นข้อความหลัก มีความยาวที่สั้นและตัวอักษรมีขนาดใหญ่
• ใช้กราฟ หรือ รูปภาพแทน

1️⃣4️⃣ ฝึกฝน (practice)

สิ่งสำคัญที่สุดในการนำเสนอ คือ การฝึกฝน ซึ่งมีแนวทางการฝึกฝน ดังนี้

• เขียนสคลิปต์ แต่ไม่ใช่สคลิปต์ที่เอาไว้ท่อง อย่างเดียว ควรจะใส่ข้อความที่ทำให้เรา นึกขึ้นได้ว่าจะพูดอะไรเพื่อใช้เป็นแนวทางในการพูดให้มีประสิทธิภาพ
• ฝึกฝนจนกว่าจะ เห็นโครงสร้างของเนื้อหาที่เรากำลังจะนำเสนอ
• คาดการณ์ คำถามต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นจากผู้ฟัง แต่ทางที่ดี ควรจะเป็นการคาดการณ์ว่า ผู้ฟังจะสงสัยอะไรแล้วเล่าหรืออธิบายลงไปในเนื้อหา
• พูดให้เสียงดังในขณะที่เรากำลังฝึกซ้อม
• ฝึกตอบคำถามที่คาดการณ์เอาไว้

1️⃣5️⃣ นำเสนอ (delivery) - ข้อควรจำ

ในการนำเสนอ มีหลายสิ่งที่ควรเก็บหรือสังเกต ระหว่างที่นำเสนออยู่ เพื่อใช้ปรับปรุงในการนำเสนอครั้งถัดๆไปด้วย หรือใช้เป็นเทคนิคเอาไว้สร้างความสัมพันธ์กับผู้ฟัง เช่น

• ใช้สายตา มองไปที่จมูกของผู้ฟัง ในกรณีที่รู้สึกประหม่า
• กระตุ้นการฟัง ด้วยการตั้งคำถาม
• สังเกตอารมณ์ของผู้ฟัง
• ไม่ควรใช้คำพูดบางอย่าง เช่น อย่างที่คุณทราบ
• ให้เสนอตัวอย่าง ถ้าผู้ฟังไม่เข้าใจ หรือ ยังไม่เห็นภาพ

1️⃣5️⃣ นำเสนอ (delivery) - ระยะเวลา (ต่อ)

ระยะเวลาในการนำเสนอควรเป็นเท่าไร? คำตอบมันอยู่ ความตั้งใจของผู้ฟังเป็นเท่าไร ซึ่งแต่ละคนไม่เท่ากันแล้วแต่สภาพแวดล้อม แต่ ความเหมาะสมอยู่ระหว่าง 5 ถึง 20 นาที เพื่อรักษา ความสนใจของผู้ฟังเอาไว้กับผู้นำเสนอ ถ้ามีเนื้อหาในการนำเสนอค่อนข้างมาก ก็ให้แบ่ง break สั้นๆแทรกเอาไว้เรื่อยๆ อาจจะเป็นการใช้ กิจกรรม เข้ามาช่วยเพื่อดึงความสนใจของผู้ฟังเอาไว้

1️⃣5️⃣ นำเสนอ (delivery) - ปิดท้าย (ต่อ)

เราควรเปิดโอกาสให้มีการตั้งคำถามของผู้ฟัง ไม่ว่าจะเป็นระหว่างการนำเสนอ หรือ ตอนท้ายของการนำเสนอ เพื่อรับ feedback ว่าผู้ฟังสนใจฟังเราอยู่จริงๆ พร้อมกับจะได้ ขยายความในส่วนที่ผู้ฟังอาจจะยังไม่เข้าใจ

1️⃣0️⃣0️⃣ โดยสรุป การพูดนำเสนอต้องพิจารณาสิ่งต่างๆ เพื่อประสิทธิภาพในการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการ วางแผน การฝึกฝน ฝึกซ้อมต่างๆ การทำสไลด์ และ การนำเสนอ ในแต่ละส่วนมีจุดสำคัญๆ หลายอย่างที่จะต้องพิจารณา และ ฝึกฝนให้เกิดความชำนาญ

เพื่อเป็นกำลังใจแก่ผู้เขียน อยากให้ช่วยกด google ads ทั้งด้านข้างและระหว่างบทสัก 2-3 click ให้ด้วยนะครับ 

Image Reference : datacamp

แวะมาทักทายกันได้